Kurumsal Yönetim Sistemi

Kurumsal Yönetim Sistemi; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun gereği olarak ilgili mevzuat kapsamında idarece hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına uygun bir şekilde idarede etkin bir iç kontrol ve risk yönetimi sisteminin kurulması ve izlenmesi, yine ilgili mevzuata uygun bir şekilde stratejik plan, performans programı ve faaliyet raporunun sistem üzerinden, birbiri ile entegre bir şekilde çalışarak oluşturulması ve izlenmesi ile ön mali kontrol faaliyetlerinin sistem aracılığıyla yürütülmesini, tüm bu süreçlerin yöneticiler ve denetim elemanları tarafından izlenmesi, kontrol edilebilmesi, karar alma süreçlerine katkı sağlanması ve her seviyede etkin bir raporlama yapılabilmesini sağlayan bir yazılımdır.

Bu yazılım, 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat, İç Kontrol Sistemi ile ilgili düzenlemeler, İdarenin Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ile uluslararası standartların (COSO) gereklerini yerine getirecek yapısıyla ilgili tüm faaliyetlerin tek elden standart bir yapıda gerçekleştirilmesi, ortak bir dokümantasyon sağlanması, süreçlerin etkin bir şekilde izlenmesi, yönetilmesi ve raporlanmasını sağlar.

KYS yukarıda belirtilen kapsamdaki ihtiyaçları adresleyen birbirleriyle ilişkili ama birbirinden bağımsız bir takım ürünlerden oluşur. KYS modüler yapıda tasarlanmış olup ürünler birbirinden bağımsız çalışabilmektedir. Bu da müşterilerimiz için çok esnek ve uygun seçenekler sunmaktadır.

KYS; İç Kontrol Sistemi İzleme ve Yönetimi, Risk Yönetimi, Stratejik Yönetim ve Planlama (Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu), Ön Mali Kontrol Yönetimi modüllerinden oluşmaktadır. İdarelerin ihtiyacı ve taleplere göre sisteme başka modüllerin de eklenebilmesi mümkündür. Kurumsal Yönetim Sistemi Yazılımının Bileşen Şeması Diyagram 1’de verilmiştir.

Tüm modüller, başta 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat olmak üzere yayınlanmış diğer düzenlemeler ve akademik çalışmalar göz önünde bulundurularak tasarlanmış ve geliştirilmiştir.

Yazılımın Modülleri

  • Temel Modüller

  • Bu başlık altında bulunan modüller yazılımın içinde gömülü olarak gelir, opsiyonel değildir ve diğer modüller tarafından ortak kullanılır.

    • Kimlik Doğrulama
      Sisteme giriş yapacak kullanıcıların kimliklerinin doğrulanması sağlayan temel modüldür. Kimlik Doğrulama yöntemi müşterinin ihtiyacına göre veritabanı’ndan yapılabildiği gibi, LDAP protokolü aracılığıyla Active Directory veya LDAP uyumlu kullanıcı sunucularından yapılabilmektedir.
    • Yetkilendirme
      Sisteme giriş yapacak tüm kullanıcıların rollerinin ve yetkilerinin belirlenmesini sağlar.
    • Kullanıcı ve Personel Yönetimi
      Kullanıcıların bilgilerinin yönetilmesini sağlar. Eğer Active Directory üzerinden kimlik doğrulama tercih edilmişse personel ve kullanıcı yönetimi de Active Directory üzerinden yapılır.
    • Sistem Yönetimi
      Yazılımın yöneticisi tarafından yapılabilecek bir takım özellikleri içerir. Logoların değiştirilmesi, sistemsel ayarların yapılması, vs.
    • Teşkilat Yapısı Yönetimi
      Kurumların teşkilat yapılarının oluşturulmasını ve yönetilmesini sağlar.
    • İç Yazışmalar
      Yazılım kullanıcılarının birbirleriyle iletişimini sağlamak için eklenmiş basit bir mesajlaşma modülüdür.
  • İç Kontrol Sistemi İzleme ve Yönetimi Modülü

    • Alt birimler iç kontrol sürecine ilişkin görevlerini zamanında ve olması gerektiği gibi gerçekleştirirler,
    • Üst yönetim ve birim yöneticileri iç kontrol sürecini anlık olarak izleyebilir ve yönetebilir,
    • İç kontrol sisteminin oluşturulma sürecine ilişkin standart bir dokümantasyon oluşturulabilir,
    • İş süreçleri tanımlanabilir ve yönetilebilir,
    • Personel görev tanımları yapılabilir,
    • Birim görev tanımları yapılabilir,
    • Hassas görev tanımları yapılabilir,
    • Sistemdeki verilerden ayrıntılı ve anlık rapor alınabilir.
  • Risk Yönetimi Modülü

    • Kurumun veya birimin risk envanteri çıkarılarak risklerin değerlendirilmesi sağlanabilir,
    • Belirlenen riskler yönetilebilir ve izlenebilir,
    • Riskler ekip üyelerinin oylamasına sunularak risk puanları sistem tarafından hesaplanabilir,
    • Riskler risk türüne ve cevaplama şekline göre sınıflandırılabilir,
    • Riskler stratejik amaç ve hedeflerle ve süreçlerle ilişkilendirilebilir,
    • Belirlenen riskler, risk puanlarına göre idarece belirlenmiş olan risk iştahı ile kıyaslanarak sistem tarafından risk matrisine otomatik olarak yerleştirilebilir,
    • Risk koordinatörü tarafından onaylanmış riskler Kabul Et, Kontrol Et, Kaçın veya Devret şeklindeki cevaplama yöntemlerinden birine göre cevaplanabilir,
    • Eylem öngörülecek riskler eylem planına düşer ve otomatikman konsolide edilir ve eylem planı kapsamında izlenebilir ve yönetilebilir,
    • Gecikmiş eylemlerle ilgili sistem tarafından sorumlu koordinatöre mail gönderilerek ve risk panosu üzerinden gerekli bilgilendirmeler yapılarak eylemleri anlık takip etmesi sağlanır,
    • Risklerle ilgili detaylı raporlar alınabilir.
  • Stratejik Yönetim ve Planlama Modülü

    • Stratejik Plan Alt Modülü
      • Stratejik Plan dönemi tanımlanabilir,
      • Stratejik Plan dönemine stratejik amaçlar eklenebilir,
      • Stratejik amaçlara stratejik hedefler eklenebilir,
      • Stratejik hedeflere stratejiler tanımlanarak stratejik plan sistem üzerinden oluşturulabilir,
      • Stratejik plan, stratejik amaç, stratejik hedef ve stratejiler kolaylıkla yönetilebilir.
    • Performans Programı Alt Modülü
      • Stratejik Planla entegrasyon sağlayarak verileri çekmek suretiyle Performans Programı oluşturulabilir,
      • Performans hedefleri tanımlanabilir,
      • Performans programının sistem üzerinden oluşturulması ve izlenmesini sağlar.
    • Faaliyet Raporu Alt Modülü
      • Performans programı ile entegre çalışarak o yılın performans programındaki performans göstergelerine ilişkin gerçekleşmelerin girilmesini sağlar,
      • O yılın faaliyetlerinin girilmesini sağlar,
      • Faaliyet raporuna ilişkin verilerin sistem üzerinden girilerek faaliyet raporunun oluşturulmasını sağlar.
  • Ön Mali Kontrol Yönetimi Modülü

  • Ön mali kontrol kurumun gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin, Bakanlık bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontroldür. KYS Ön Mali Kontrol Yönetimi Modülü bu kontrollerin elektronik ortamda en kolay ve güvenilir şekilde yapılmasını, yönetilmesini ve izlenmesini sağlar.

  • Yazılımın İdareye Kazandıracakları

  • Yazılım ile, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında kamu idarelerinde oluşturulması zorunlu kılınan ve 2009 yılından beri çalışmaları devam eden iç kontrol sistemine ilişkin süreçlerin sistematik bir şekilde yürütülmesi, izlenmesi ve yönetilmesi sağlanacaktır. İç kontrol sisteminin oluşturulması sürecine ilişkin olarak uygulamada karşılaşılan en büyük sıkıntılar; birimlerin sürece aktif bir şekilde dahil edilerek çalıştırılmalarının sağlanamaması, iç kontrol eylem planı kapsamında öngörülen eylemlerin süresi içinde gerçekleştirilememesi, üst yönetim tarafından sürecin anlık olarak izlenememesi, standart bir dokümantasyon uygulamasının olmaması ve iç kontrol sürecinde oluşturulan dokümanlara istenildiği an ulaşılamamasıdır. Yazılım sayesinde, iç kontrol eylem planı kapsamında öngörülen eylemlerin gerçekleştirilmesi için sorumlu olan birimlerde görevlendirilecek sorumlu personeller yazılım sayesinde gerek mail yoluyla ve gerekse sisteme girdikleri an açılacak pencere ile gerçekleştirmeleri gereken eylemlere ilişkin olarak önceden bilgilendirilecektir. Dolayısıyla birimlerin kendi sorumluluğunda bulunan eylemlere ilişkin olarak unutma, gözden kaçma vb. gibi bir bahaneleri olmaksızın, üst yönetimin de süreci anlık takip ettiğini bilerek kendilerine tevdi edilen görevleri eylem planında öngörülen sürede gerçekleştireceklerdir. Yazılım idarede tespit edilen risklerin sistem tarafından değerlendirilmesini, sınıflandırılmasını, yönetilmesini sağlamaktadır. Yazılım sayesinde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile idaresinde iç kontrol sisteminin oluşturulması sorumluluğunu taşıyan üst yöneticiler ve alt birim yöneticileri o ana kadar üst yönetici tüm idarede, birim yöneticileri ise kendi birimlerinde iç kontrol sürecine ilişkin olarak hangi eylemlerin gerçekleştirildiği, hangilerinin gerçekleştirilmediği, sürece ilişkin neler yapıldığı, hangi dokümanların oluşturulduğuna ilişkin bilgilere bir tuşla anlık olarak ulaşabileceklerdir. Sürece ilişkin olarak oluşturulan ve sisteme yüklenen tüm dokümanlar sistem veri tabanında depolanmakta ve istenildiği an ulaşılabilmektedir. Yazılımın sağlayacağı diğer bir kazanım sisteme tanımlanacak olan şablon dokümanlar sayesinde idarede standart bir dokümantasyon uygulaması sağlanacaktır. Yazılım sayesinde, iç kontrol ve ön mali kontrol süreçlerine ilişkin tüm yazışmalar, duyurular, doküman gönderimi gibi iş ve işlemler sistem üzerinden yapılacağı için ciddi manada kağıt sarfiyatını ortadan kaldıracaktır.

    Dolayısıyla yazılım, mevzuat gereği her altı aylık veya yıllık dönemler itibariyle Maliye Bakanlığı’na gönderilecek raporların Maliye Bakanlığı’nın istediği bilgileri de kapsayacak ve genel durumu tüm hatlarıyla gösterecek bir şekilde sistem üzerinden alınmasını sağlayacaktır. Ayrıca yazılım, özellikle son zamanlarda gerek iç ve gerekse Sayıştay tarafından gerçekleştirilen dış denetimlerde üzerinde çok durulan ve denetim elemanlarınca çoğu kez ilk sorulan soru olan, “İdarede şuana kadar iç kontrole ilişkin neler yapıldı?” sorusuna en net ve kapsamlı bir şekilde anlık bir rapor ile cevap verme imkanı sunacaktır. Hali hazırda bu alanda geliştirilmiş yazılımlar iç kontrol bileşenlerinin tamamını değil sadece birini veya birkaçını kapsamakta olup, anlık raporlama ve dokümantasyon yönünden de KYS’nin gerisindedir.

    Akıllı yönetim yeteneği ile görevli personel iç kontrol sürecinin oluşturulması kapsamında öngörülen tarihlere göre sistem tarafından uyarılmaktadır. Yöneticiler sistem tarafından bilgilendirilerek etkin iş takibi yapabilmeleri sağlanmıştır. Bu sayede iş ve işlemler kesintiye uğramadan zamanında yerine getirilmektedir. Birim yöneticileri ve üst yönetim sistemden tüm faaliyetlere ilişkin anlık raporlar alabilmektedirler. Sistem elektronik arşiv yeteneği ile kurumsal hafızanın oluşmasını sağlamaktadır. Ayrıca sistem elektronik denetimin önünü açarak, enetim elemanlarınca sürece ilişkin istenilen tüm bilgileri ve belgeleri anlık olarak sunabilmektedir.